fatturazione elettronica

Fatturazione elettronica e conservazione digitale: nuove regole e nuove opportunità.

Ovvero, quando un obbligo di legge può tradursi in un vantaggio sicuro ed immediato per l’azienda.

L’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione è realtà già da Marzo 2015 e in prospettiva, quella tra imprese (anche se non si parla di obbligo, bensì di incentivo) è certamente un’opportunità interessante per tutte le aziende ed i professionisti che puntano ad ottenere in tempi rapidi contenimento dei costi, semplificazione dei processi ed una migliore gestione dei flussi finanziari.

Ecco in breve alcuni elementi da considerare nel momento in cui si valutano gli aspetti operativi che riguardano la digitalizzazione dei documenti.

La Regolamentazione: la graduale entrata in vigore delle nuove regole è iniziata il 6 Giugno 2014, quando è partito l’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti di Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti di Previdenza Nazionali.

A partire dal 31 Marzo 2015 l’obbligo è stato poi esteso a tutte le Amministrazioni Locali (Regioni, Comuni e altre Istituzioni Pubbliche Territoriali). È invece atteso per il 1° Gennaio 2017 l’avvio della fatturazione elettronica attiva e passiva tra imprese che non sarà obbligatorio ma fiscalmente agevolato attraverso rimborsi IVA più rapidi.

Dal prossimo Luglio, tra l’altro, l’Agenzia delle Entrate renderà disponibile in forma gratuita il servizio base per la creazione dei moduli digitali contenenti i dati delle fatture elettroniche, il loro invio e la loro conservazione.

Oltre il concetto di smaterializzazione: un passaggio concettuale importante del processo di digitalizzazione è capire che non si tratta di un semplice processo di smaterializzazione dei documenti e di una relativa gestione degli archivi elettronici fine a se stessa.

La fatturazione elettronica, per essere sfruttata appieno in termini economici e operativi, non si limita alla generazione di un PDF del documento da gestire come un file immagine. Un approccio più strategico e strutturato, integrato al ciclo dell’ordine, presuppone la gestione elettronica di tutto il ciclo della fattura. Questo significa integrare il documento digitale in tutti i processi informativi aziendali: i dati dei file diventano dunque leggibili ed elaborabili in automatico dai sistemi informativi, rendendo così ancora più efficiente, economica e rapida la gestione delle informazioni.

Integrare i file, nativamente digitali, nella piattaforma ERP, ad esempio, consente di incrociare i dati di fatturazione con altri provenienti da differenti uffici, trasformando la gestione documentale in uno strumento di misurazione dell’andamento finanziario aziendale. Per esempio evidenziando in maniera semplice ed immediata i flussi monetari in entrata e in uscita in specifici periodi dell’anno, oppure valutando chi sono i migliori pagatori, suddivisi per area geografica, settore d’appartenenza o entità dell’imponibile. O ancora, sfruttando applicazioni di business intelligence, si possono utilizzare le voci contenute nelle fatture per alimentare dataset a cui attingere per creare modelli previsionali e KPI (Key Performance Indicators).

Vantaggi economici  ed operativi: nel breve termine, i vantaggi per chi emette le fatture risiedono nella possibilità di ricevere in tempo reale le notifiche che attestano la corretta ricezione del documento da parte del cliente, l’assenza di errori, la facoltà di calcolare i tempi di pagamento o per lo meno certificare il credito (elementi questi, tutt’altro che scontati quando si parla di Pubblica amministrazione).

A livello economico invece,  la fattura elettronica destrutturata consente risparmi nell’ordine dei 4/5 euro a fattura, mentre la fattura elettronica strutturata consente risparmi tra l’8 e i 12 euro a fattura (Fonte Osservatori Digital Innovation – Politecnico di Milano 2014).

Nel medio termine, questa nuova forma di produzione e conservazione dei documenti offre una serie di benefici che aumentano al crescere della cultura digitale e degli strumenti informatici a disposizione delle aziende che la adottano in maniera sistematica.

Passare dalla fatturazione elettronica alla digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine consente di ottenere una significativa riduzione delle spese, sia in termini di tempo, che in termini di costi: al di là del risparmio su carta, raccoglitori e faldoni, la Gestione Elettronica Documentale (GED) aiuta a ridurre drasticamente il tempo che i collaboratori amministrativi, in regimi tradizionali, devono dedicare all’archiviazione prima e alla ricerca poi dei documenti, poiché la situazione relativa al cliente è immediatamente disponibile e richiamabile da tutti i terminali che hanno accesso all’applicativo usato.

L’Italia è pronta al cambiamento: il mercato dispone già di un’ampia offerta relativa alla conservazione digitale e a tutti gli strumenti applicabili su quella che è e che sarà sempre di più una grande opportunità per le imprese italiane. Si stima che il 90% dell’attuale parco soluzioni sia rivolto alle PMI, che sono i soggetti che possono trarre più benefici da questa piccola grande rivoluzione.

La fatturazione elettronica e la relativa conservazione digitale oggi possono anche essere gestite in cloud, attraverso soluzioni che semplificano i processi, trasformandoli in opportunità di servizio all’insegna del controllo e della massima trasparenza operativa.