Print Management: come ridurre costi, aumentare la sicurezza e rendere più sostenibile la tua infrastruttura di stampa

Negli ultimi anni, la gestione dei processi di stampa è diventata una priorità strategica per molte aziende. L’attenzione crescente verso la sicurezza dei dati, la necessità di razionalizzare i costi e l’impegno verso modelli di lavoro più sostenibili hanno trasformato un’attività apparentemente semplice – la stampa – in un qualcosa da ottimizzare con strumenti moderni.

Cos’è il Print Management?

Il Print Management è l’insieme di soluzioni software, hardware e servizi che permette alle aziende di controllare, monitorare e ottimizzare l’intero ambiente di stampa.

Attraverso una piattaforma dedicata è possibile:

  • impostare regole di stampa intelligenti (fronte-retro, bianco e nero, limiti di volume);

  • ridurre gli sprechi di carta, toner ed energia;

  • proteggere documenti riservati con autenticazione sicura;

  • monitorare in tempo reale chi stampa, cosa e da dove;

  • semplificare la gestione IT grazie a configurazioni centralizzate e report automatizzati.

In un contesto sempre più orientato alla sicurezza e alla sostenibilità, il Print Management si rivela un alleato strategico per PMI e grandi aziende.

Perché oggi è il momento di ripensare la gestione della stampa

Il modo di lavorare è cambiato radicalmente. Smart working, digitalizzazione dei processi e nuove esigenze normative impongono di rivedere anche il modo in cui le aziende gestiscono la stampa.

Ecco i fattori principali:

1. Lavoro ibrido

Le infrastrutture devono essere accessibili anche da remoto, sicure e semplici da gestire per l’IT.

2. Sicurezza dei dati e GDPR

Documenti lasciati incustoditi sulle stampanti espongono l’azienda a rischi concreti:
– violazione di dati personali;
– divulgazione involontaria di informazioni strategiche;
– impatti legali ed economici.

3. Controllo dei costi

Senza dati, non esiste controllo. E la stampa è spesso una voce di spesa “nascosta” ma significativa.

4. Sostenibilità e obiettivi ESG

Ridurre carta, energia e consumabili oggi è una necessità – non solo economica ma anche culturale e reputazionale.

5. Visibilità dell’ambiente di stampa

In molte aziende mancano strumenti per monitorare volumi, utenti, dispositivi e criticità.
Senza controllo centralizzato è impossibile ottimizzare.

I vantaggi concreti del Print Management

Implementare una soluzione di Print Management significa trasformare un processo operativo spesso trascurato in un elemento strategico.

Ecco i benefici più significativi:

✔ Maggiore sicurezza

Autenticazione degli utenti, rilascio sicuro dei documenti, tracciabilità completa.
Un approccio indispensabile per garantire la conformità al GDPR.

✔ Riduzione dei costi fino al 30%

Regole intelligenti, riduzione delle stampe inutili e uso consapevole dei dispositivi portano a un risparmio immediato e misurabile.

✔ Sostenibilità reale

Meno carta, meno toner, meno energia = impatto ESG concreto e documentabile.

✔ Controllo e automazione

Dashboard centralizzata, report automatici e policy per reparti o sedi. L’IT può gestire l’intero ambiente da un’unica piattaforma.

✔ Supporto al lavoro ibrido

Con le soluzioni cloud è possibile stampare in sicurezza anche da remoto, con autenticazione e tracciabilità.

✔ Riduzione del carico per l’IT

Driver, configurazioni, permessi etc diventano automatizzati, meno tempo perso, più focus su progetti strategici.

Checklist: hai bisogno del Print Management?

Rispondi a queste sei domande:

  1. Hai più stampanti che utenti?

  2. Non sai quanto spendi in stampa ogni mese?

  3. Nessuno monitora chi stampa, cosa e da dove?

  4. Documenti riservati vengono lasciati incustoditi?

  5. L’IT perde troppo tempo in assistenza e configurazioni?

  6. Il parco macchine è disomogeneo o obsoleto?

Se hai risposto sì anche solo a una, è il momento di valutare una gestione più moderna e intelligente.

Schiavon Sistemi & Konica Minolta: il partner per il tuo progetto di Print Management

Come rivenditore partner certificato Konica Minolta, Schiavon Sistemi supporta le aziende nel:

  • analizzare l’ambiente di stampa attuale,

  • individuare sprechi, criticità e costi nascosti,

  • progettare una soluzione di Print Management scalabile, sicura e sostenibile,

  • monitorare e ottimizzare negli anni i processi di stampa.

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