Smart working: cos’è, perché è importante e come evitare i rischi connessi alla sicurezza informatica

31 Agosto 2020

Smart working o Remote working? I dati aziendali sono al sicuro?

Nel 2020 il covid19 e le conseguenti misure a contenimento del virus anno reso di primaria importanza la possibilità di lavorare da remoto: tante aziende che ancora non avevano testato questa modalità, si sono dovute attivare rapidamente per poter dare continuità alla propria attività attraverso il cosiddetto Smart Working.

Ma facciamo un passo indietro per capire esattamente cosa si intende per smart working e perché è così importante, grazie alle parole di Mariano Corso, Professore di Leadership e Innovation, Responsabile Scientifico degli Osservatori Smart Working e Cloud Transformation.

Citiamo il prof. Corso direttamente dal sito web del Politecnico di Milano: “Lo Smart Working è una filosofia manageriale fondata sulla restituzione al lavoratore autonomia e flessibilità nello scegliere il luogo, l’orario di lavoro e gli strumenti da utilizzare, a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Troppo spesso lo Smart Working viene confuso con il concetto di telelavoro o viene ricondotto a politiche di welfare e conciliazione.
Il vero cambiamento che deriva dallo Smart Working è ben più profondo: si passa da un management orientato al presenzialismo e al controllo, ad uno orientato alla fiducia, alla collaborazione, alla flessibilità e alla delega.”

Dunque quello che durante il lockdown è stato sperimentato per la prima volta da oltre 6 milioni di lavoratori in Italia non è stato il vero e proprio Smart Working, “piuttosto una sperimentazione estrema e forzata di “lavoro da remoto” in cui il lavoratore non ha possibilità di scegliere il luogo in cui lavorare, bensì è di fatto vincolato a stare a casa. La preparazione di un vero Smart Working, inoltre, richiederebbe una trasformazione del modello manageriale e della cultura dell’organizzazione, una innovazione profonda del modo stesso di concepire il lavoro e la propria relazione con l’organizzazione. Seguendo i principi dello Smart Working, in particolare, i lavoratori dovrebbero essere spinti ad assumere una sempre maggiore autonomia nella scelta delle modalità di lavoro, sperimentando nuove soluzioni ed imparando a misurarsi sui risultati. Tale passaggio culturale non può però avvenire in tempi rapidi, come richiesto da questa emergenza, ma deve essere supportato da iniziative di comunicazione, formazione e accompagnamento delle persone.”

Tuttavia, la necessità di lavorare da casa imposta dall’emergenza Covid19 è stata un utilissimo banco di prova per tutte quelle aziende che avevano già introdotto modelli di Smart Working.

Viceversa, le tante realtà economiche che non si erano ancora avvicinate a questi nuovi modelli di lavoro, si sono trovate improvvisamente di fronte alla necessità di colmare il gap ed in molti casi improvvisare lo Smart Working senza avere il tempo di acquisirne gli strumenti, le competenze e soprattutto senza avere il tempo di trasmettere ai propri dipendenti la cultura per lavorare in modo efficace fuori dal contesto aziendale.

In tale circostanza, si è rivelata fondamentale la capacità dei dipendenti stessi di colmare le lacune con il loro senso di responsabilità e con il desiderio di dimostrare la propria competenza e affidabilità.

Questo cambiamento, forzato e repentino, ha aperto interessanti prospettive per un’adozione più diffusa dello Smart Working nel nostro Paese: in poche settimane è stato fatto un percorso di apprendimento e crescita di consapevolezza che, in condizioni normali, avrebbe richiesto anni.

Il lavoro da remoto ha consentito a studi professionali e imprese non solo di sopravvivere all’emergenza, ma anche di scoprire nuovi strumenti di collaborazione e nuove modalità di lavoro. In alcuni casi queste si sono rivelate addirittura migliorative rispetto al tradizionale modus operandi, portando diverse realtà a scegliere di proseguire su questa strada, combinando lavoro da remoto e in presenza.

Come dicevamo, nel periodo del lockdown, poter lavorare da casa è stato fondamentale, ma allo stesso tempo ha esposto i dati aziendali a nuovi e maggiori rischi informatici.

Trovandosi a dover attivare velocemente questa modalità di lavoro, diverse aziende hanno trascurato gli aspetti relativi alla cyber-sicurezza.

Se anche tu hai scoperto una nuova e migliore operatività grazie allo smart working e stai pensando di continuare su questa strada, o semplicemente non vuoi più farti cogliere impreparato dagli eventi, ecco alcuni consigli e strumenti da adottare per aumentare la sicurezza informatica ed evitare problemi di privacy, proteggendo i dati aziendali anche oltre i confini dell’ufficio, indipendentemente dal luogo e dal dispositivo utilizzato:

• Evita di far utilizzare ai tuoi collaboratori pc e portatili personali senza dare loro indicazioni chiare in merito alla sicurezza informatica.
• Stila un veloce decalogo per rendere consapevole la tua squadra di quali siano i rischi ed invitala a seguire delle linee guida chiare e semplici (alcuni esempi: fai installare su tutti i dispositivi un antivirus professionale, fai archiviare i file esclusivamente in aree protette da password o ancor meglio sul cloud aziendale)
• Considera seriamente di implementare l’utilizzo di piattaforme documentali in grado di tracciare l’utilizzo delle informazioni e l’accesso ai file.

Schiavon Sistemi è a tua disposizione per affiancarti nella realizzazione di un “remote working hub” sicuro ed efficiente: il nostro obiettivo è quello di aiutarti ad individuare gli strumenti, i servizi, le procedure e le soluzioni da applicare affinché il lavoro da remoto non sia più un rischio per la sicurezza dei dati aziendali.

Puoi contattarci allo 049 772518 oppure compilare il modulo qui sotto: ti consiglieremo le soluzioni più adatte in base alle tue specifiche necessità.