La Conservazione Sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva Digitale è un processo normato che garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti nel tempo.
Applicando la normativa di conservazione digitale è possibile sostituire l’originalità del cartaceo in documento digitale, mentre per i documenti elettronici è l’unico procedimento adatto per la loro esibizione e conservazione.
Gli strumenti: la FIRMA DIGITALE e LA MARCA TEMPORALE. La firma digitale rende autentico e immodificabile un documento informatico, mentre la marca temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.
Ecco i punti chiave della normativa:
- Il decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23/01/04 (G.U. n.27 del 3/2/2004) sulla conservazione digitale dei documenti fiscalmente rilevanti regolamenta la Conservazione Digitale.
- La circolare esplicativa dell’Agenzia delle Entrate n. 36/E per la conservazione digitale e le successive, descrivono e consolidano alcuni aspetti pratici e operativi della conservazione delle scritture contabili obbligatorie sia che siano documenti informatici o che, generati cartacei, siano stati convertiti successivamente in informatici.
- Le nuove Regole Tecniche, DPCM del 3/12/2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12/03/2014, ed emanate in riferimento all’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale, definiscono un nuovo sistema di Conservazione Digitale.
- Definizione delle figure del produttore dei documenti, dell’utente e del responsabile della conservazione.
- Necessario diventa il Manuale della conservazione in cui sono indicati il processo della conservazione e i formati degli documenti destinati alla conservazione.
- Il DM 17 giugno 2014 definisce e specifica la gestione e conservazione dei documenti a valore tributari.
I soggetti della Conservazione
- il Produttore è colui che produce il pacchetto di versamento e lo trasferisce nel sistema di conservazione.
- il Responsabile della conservazione definisce e attua le politiche del sistema di conservazione e ne governa la gestione. Può avere uno più delegati.
- l’Utente è la persona (o Ente) che interagisce con il sistema di conservazione sostitutiva per acquisire le informazioni di suo interesse (Guardia di Finanza e Agenzia delle Entrate in caso di verifica).
Vantaggi degli ultimi sviluppi normativi
- TEMPISTICA: la Conservazione di TUTTI i documenti fiscali comprese le fatture elettroniche, deve essere effettuata entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi (Es. Conservazione dell’anno 2014 scade 30 Dicembre 2015).
- IMPRONTA: eliminazione della comunicazione dell’impronta da trasmettere all’agenzia delle Entrate (file XML), sostituita da comunicazione manifestata dalla dichiarazione dei redditi.
- IMPOSTA DI BOLLO: eliminazione della comunicazione preventiva e assolvimento dell’imposta di bollo entro il 30 Aprile a consuntivo, è sempre dovuta ogni 2.500 registrazioni.
Cosa fa il Servizio
• Ricercare i tuoi documenti e consultarli in archivio
• Esibire i tuoi documenti in originale seguendo i dettami della normativa
• Esibire e scaricare il Manuale della Conservazione
• Essere sicuro di seguire un processo aggiornato e sempre a norma di legge
