Sono le 9 e il telefono squilla, ma la collega che segue quel cliente oggi lavora da casa. La chiamata passa da un interno all’altro, nessuno sa bene a chi girarla e alla fine il cliente richiama più tardi, un po’ spazientito. Intanto il vecchio centralino resta chiuso in uno sgabuzzino, e l’ultima persona che sapeva configurarlo non lavora più in azienda.
Se questa scena ti suona familiare, forse è il momento di valutare un centralino in cloud. Vediamo cosa cambia davvero, giorno per giorno, per un ufficio di circa 10 persone.
Cos’è un centralino in cloud, in parole semplici
Il centralino tradizionale è un apparato fisico installato in ufficio: gestisce le linee, gli interni e lo smistamento delle chiamate. Per modificare qualcosa serve quasi sempre un tecnico in sede.
Con il centralino in cloud tutte queste funzioni restano, ma il “cervello” del sistema non è più nel tuo ufficio: si trova in un data center e le chiamate viaggiano su internet, con la tecnologia VoIP. Il tuo numero, gli interni e i messaggi di benvenuto continuano a esistere, ma li gestisci online, da qualsiasi luogo.
Cosa cambia ogni giorno: 5 differenze concrete
1. Rispondi ovunque, con il numero dell’ufficio
Il tuo interno non è più legato alla scrivania. Puoi usarlo da un telefono fisso, dal PC o dallo smartphone tramite un’app, e chi ti chiama vede sempre il numero aziendale. Per chi lavora in smart working, è fuori per un appuntamento o si sposta tra più sedi, la differenza si sente subito.
2. Le chiamate arrivano alla persona giusta
Puoi impostare un messaggio di benvenuto con scelta guidata (“premi 1 per l’amministrazione, 2 per l’assistenza”), distribuire le chiamate tra gruppi di colleghi e gestire le code di attesa. Puoi anche impostare orari di apertura e chiusura tramite calendario, così fuori orario la chiamata va automaticamente in segreteria.
3. Meno chiamate perse
Se sei occupato o assente, la chiamata può essere deviata su un collega o sul cellulare, oppure prelevata da un altro interno. I messaggi in segreteria possono arrivarti via email, e dalla rubrica condivisa vedi in tempo reale se un collega è libero prima di passargli una telefonata.
4. Modifiche rapide, senza tecnico in ufficio
Arriva un nuovo collega? Cambia l’orario estivo? Serve un nuovo gruppo di risposta? Con il cloud queste modifiche si fanno da remoto in tempi brevi. Anche gli aggiornamenti della piattaforma avvengono a distanza, senza interventi sull’impianto.
5. Meno apparati da acquistare e mantenere
Non c’è più una centrale fisica da comprare, riparare o sostituire quando diventa obsoleta. In ufficio restano solo i telefoni, se vuoi tenerli, e una buona connessione internet.
Non solo telefono: chat, videochiamate e condivisione schermo
Molti centralini in cloud oggi fanno parte di piattaforme di Unified Communication, che riuniscono in un’unica applicazione telefonia, chat tra colleghi, videoconferenze e condivisione dello schermo.
In pratica, dalla stessa app puoi chiamare un cliente, scrivere a un collega, avviare una videoriunione e mostrare un documento sul tuo schermo, senza passare da uno strumento all’altro. Per un ufficio di 10 persone significa meno programmi da gestire e una collaborazione più semplice, soprattutto quando non tutti lavorano nella stessa stanza.
E i costi?
Il centralino in cloud funziona in genere con un canone periodico, definito in base alle esigenze del tuo ufficio. I vantaggi principali sono tre:
- Nessun apparato centrale da acquistare: il centralino è nel cloud
- Costi più prevedibili, senza sorprese legate a guasti o sostituzioni
- Scalabilità: aggiungi o togli interni, senza modificare l’impianto
Per una valutazione corretta conviene però considerare anche la qualità della connessione internet e l’eventuale sostituzione di telefoni non compatibili.
Cosa serve per passare al cloud
Il passaggio è meno complicato di quanto sembri. Ecco cosa verificare:
- Connessione internet stabile, adeguata al numero di chiamate contemporanee
- Telefoni compatibili: molti telefoni IP standard (SIP) si possono riutilizzare
- Mappa dell’ufficio: chi risponde a cosa, quali gruppi creare, quali orari impostare
- Il tuo numero resta lo stesso: il passaggio al cloud non richiede di cambiarlo
Le domande più frequenti
Posso mantenere il mio numero attuale?
Sì. Il passaggio al centralino in cloud avviene mantenendo il numero che i tuoi clienti e fornitori già conoscono, quindi non devi aggiornare biglietti da visita, sito o documenti.
Posso usare i telefoni che ho già?
Dipende dal modello. I telefoni IP compatibili con lo standard SIP in genere si possono riutilizzare. Quelli più vecchi, analogici, si possono collegare tramite un apposito adattatore. Durante l’analisi iniziale verifichiamo insieme cosa si può tenere e cosa conviene sostituire.
Cosa succede in caso di interruzione della connessione?
Il centralino non si trova in ufficio, quindi continua a funzionare. Puoi rispondere dall’app sullo smartphone o deviare le chiamate su un numero esterno finché la linea non torna attiva.
Funziona anche con lo smart working?
Sì, è uno dei suoi punti di forza. Chi lavora da casa usa il proprio interno da PC o smartphone come se fosse alla scrivania.
Quanto è affidabile?
Le piattaforme professionali si appoggiano a data center ad alta affidabilità, con garanzie di continuità del servizio molto elevate e monitoraggio costante.
Come ti aiuta Schiavon Sistemi
Per il centralino in cloud Schiavon Sistemi propone Vianova UC, una piattaforma italiana di Unified Communication ospitata in data center in Italia. Comprende oltre 40 funzioni telefoniche professionali e, nella versione Collaboration, app per smartphone e PC, chat, videoconferenza e condivisione dello schermo.
Partiamo dall’analisi del tuo impianto attuale e di come lavora il tuo ufficio, poi configuriamo interni, gruppi e orari e ti seguiamo anche dopo l’attivazione.
Vuoi capire se il centralino in cloud fa al caso tuo? Contattaci per una valutazione.
