Fatture ricevute via email, contratti in PDF, documenti scansionati: in molte aziende la digitalizzazione è già iniziata, eppure trovare un'informazione o far avanzare una pratica può richiedere ancora molti passaggi manuali. I documenti sono digitali, ma il modo di lavorare spesso è rimasto lo stesso.

Waidok, la nuova piattaforma di Konica Minolta disponibile in Italia, nasce proprio per colmare questa distanza. Come partner Konica Minolta, in Schiavon Sistemi abbiamo inserito Waidok nella nostra offerta di soluzioni per la gestione documentale.

Cos'è Waidok

Waidok è una piattaforma di Document Intelligence: unisce la gestione documentale all'intelligenza artificiale per comprendere il contenuto dei documenti, estrarne i dati e usarli all'interno dei processi aziendali.

Oltre ad archiviare un file, può quindi aiutarti a riconoscerlo, classificarlo e collegarlo alle attività che lo riguardano. Konica Minolta riassume questo passaggio in tre fasi: dal documento al dato, dal dato al processo, dal processo al valore.

Come ha spiegato Davide Raggi, Product Manager Digital Solutions di Konica Minolta Italia: "Il documento smette di essere un archivio e diventa motore dei processi aziendali".

Cosa puoi fare con Waidok

Waidok segue il documento lungo tutto il suo ciclo di vita:

• Acquisizione: raccoglie documenti digitali e cartacei da qualsiasi fonte.
• Indicizzazione: usa un OCR evoluto e l'intelligenza artificiale per leggere e classificare i contenuti.
• Automazione: gestisce i flussi di lavoro legati ai documenti.
• Archiviazione: conserva i documenti in modo sicuro, con strumenti di governance.
• Ricerca e collaborazione: si integra con ERP, CRM e Microsoft 365, così le informazioni restano collegate agli strumenti che usi ogni giorno.

La piattaforma consente anche di interrogare i documenti in linguaggio naturale e supporta analisi avanzate, utili per prendere decisioni più rapide e accurate.

Perché è adatta alle PMI

Waidok è distribuita in modalità SaaS su Microsoft Azure, quindi non richiede di rivoluzionare l'infrastruttura IT esistente. Questo modello offre alcuni vantaggi concreti:

• Scalabilità: la piattaforma può crescere insieme alle esigenze dell'azienda.
• Sicurezza: si appoggia a un'infrastruttura con standard di sicurezza di livello enterprise.
• Aggiornamenti continui: non hanno impatti sull'infrastruttura aziendale.
• Investimenti progressivi: puoi partire rapidamente e ampliare il progetto per gradi.
• Lavoro ibrido: supporta anche team distribuiti su più sedi o in smart working.

Da dove iniziare

Una piattaforma, da sola, non basta a migliorare il modo in cui lavori: deve adattarsi ai processi e alle persone che la useranno. Per questo conviene partire da alcune domande:

• Quali documenti gestisci più spesso?
• In quali passaggi si perde più tempo?
• Quali attività potrebbero essere automatizzate per prime?
• Con quali software dovrebbe dialogare la piattaforma?

Le risposte aiutano a individuare i processi su cui intervenire per primi, senza dover cambiare tutto in una volta.

Vuoi capire se Waidok è adatta alla tua azienda?

Da oltre cinquant'anni affianchiamo imprese, studi professionali e pubblica amministrazione nella gestione di stampa e documenti. Raccontaci come lavori oggi: valuteremo insieme se Waidok è la soluzione giusta per le tue esigenze.

Contattaci per parlarne con noi. Se vuoi approfondire le caratteristiche della piattaforma, puoi consultare anche la pagina dedicata a Waidok sul sito di Konica Minolta.