Prima della chiusura estiva dell’ufficio è necessario completare sei operazioni: registrare il messaggio di cortesia sul centralino con le date di chiusura e riapertura, attivare le risposte automatiche su tutte le caselle email e spegnere correttamente stampanti e multifunzione dopo aver svuotato code e vassoi.

A queste si aggiungono la verifica che backup e sistemi di sicurezza restino operativi, la sospensione degli accessi remoti non necessari e un controllo finale prima di uscire. Bastano poche ore nell’ultima giornata di lavoro per partire sereni e ritrovare l’ufficio pronto a settembre.

Perché prepararsi prima di spegnere le luci

Gli ultimi giorni prima della chiusura estiva hanno tutti lo stesso ritmo: consegne da completare, ultime telefonate, la sensazione che manchi sempre un’ora. In mezzo a tutto questo, l’infrastruttura dell’ufficio — telefoni, stampanti, server, posta — rischia di essere l’ultima voce della lista. Eppure bastano poche operazioni mirate, distribuite nell’ultima giornata di lavoro, per partire con la certezza che tutto sia sotto controllo e che nessun cliente resti senza risposta. Ecco le mosse essenziali, in ordine di priorità.

1. Il centralino: dì ai clienti quando tornate

La telefonata che cade nel vuoto è il modo peggiore di comunicare una chiusura. Prima di spegnere le luci:

• registra un messaggio di cortesia con le date di chiusura e di riapertura, chiaro e senza fronzoli;
• se prevedi una reperibilità per le urgenze, imposta la deviazione verso il numero dedicato e verificala con una chiamata di prova reale;
• controlla che il messaggio sia attivo su tutte le linee, non solo su quella principale;
• annotati in agenda, già ora, la rimozione del messaggio per il giorno della riapertura: è il dettaglio che più spesso viene dimenticato.

Se utilizzi un centralino in cloud puoi programmare attivazione e disattivazione automatica del messaggio: due minuti di configurazione oggi, un pensiero in meno a settembre.

2. La posta elettronica: risposte automatiche fatte bene

Il risponditore automatico è un piccolo biglietto da visita. Le regole d’oro:

• indica le date esatte di chiusura e riapertura, non un generico “ferie estive”;
• segnala un contatto alternativo solo se sarà davvero presidiato;
• attivalo su tutte le caselle rilevanti, comprese quelle condivise (info@, amministrazione@, assistenza@), non solo su quelle personali;
• evita di comunicare dettagli superflui sull’assenza: meno informazioni si danno all’esterno, meglio è anche sul piano della sicurezza.

3. Stampanti e multifunzione: spegnere con criterio

I dispositivi di stampa che resteranno inutilizzati per settimane meritano trenta secondi ciascuno:

• completa o elimina i lavori rimasti in coda, comprese le stampe riservate in attesa di ritiro;
• svuota i vassoi di raccolta: un documento dimenticato sulla multifunzione è un’informazione a disposizione di chiunque entri;
• spegni i dispositivi dal tasto dedicato, non staccando la corrente, per non interrompere i cicli interni di manutenzione;
• se un toner è quasi esaurito, ordina ora il ricambio: arriverà per la riapertura, non durante l’emergenza del primo giorno.

Se hai un contratto di noleggio con assistenza inclusa, segnala al fornitore le date di chiusura: eventuali interventi programmati verranno collocati prima o dopo la pausa.

4. Backup e sistemi: ciò che deve restare acceso

Non tutto va spento. Server, sistemi di salvataggio e apparati di sicurezza continueranno a lavorare anche a ufficio vuoto, ed è bene che lo facciano nelle condizioni giuste:

• verifica che i salvataggi automatici siano pianificati e funzionanti anche nelle settimane di chiusura;
• controlla che gli avvisi di anomalia (backup falliti, allarmi di sicurezza, guasti) arrivino a una persona reale che li leggerà;
• accertati che gruppi di continuità e condizionamento della sala server siano operativi: agosto è il mese più impegnativo per le temperature;
• spegni invece le postazioni di lavoro: consumano energia inutilmente e riducono la superficie esposta ad attacchi informatici.

5. Accessi e sicurezza: chiudi anche le porte digitali

Un ufficio vuoto è più vulnerabile, e non solo fisicamente:

• sospendi o limita gli accessi remoti che non serviranno durante la chiusura;
• assicurati che nessuna credenziale temporanea (fornitori, stagisti, collaboratori esterni) resti attiva oltre il necessario;
• ricorda al team di non annunciare pubblicamente l’assenza con eccessivo dettaglio: le informazioni sulle chiusure aziendali sono utilizzate anche da chi prepara truffe via posta elettronica, che ad agosto registrano regolarmente un picco.

6. L’ultimo giro: la verifica finale

Prima di chiudere la porta, un controllo rapido ma sistematico: messaggio del centralino attivo, risposte automatiche impostate, stampanti spente e vassoi vuoti, postazioni spente, server e backup operativi, allarmi presidiati. Dieci minuti che valgono tre settimane di tranquillità.

Parti sereno, torna pronto

Una chiusura ordinata è la premessa di una riapertura semplice: se sistemi tutto prima di partire, a settembre trovi un ufficio che riparte da solo. E per il rientro abbiamo preparato una guida dedicata, con il piano in tre fasi per riprendere l’attività senza sorprese.

Dal 1969 Schiavon Sistemi è al fianco delle imprese, degli studi professionali e delle pubbliche amministrazioni del Veneto per tutto ciò che riguarda l’ufficio: stampa, gestione documentale, soluzioni IT, visual e telefonia. Un unico partner, anche quando l’ufficio va in vacanza.