Dal 16 settembre 2026 il FIR digitale è obbligatorio per le imprese e gli enti iscritti al RENTRI, il Registro elettronico nazionale per la tracciabilità dei rifiuti. Si è chiuso così il periodo transitorio che permetteva di scegliere ancora il formulario cartaceo.
Se in ufficio usi stampanti e multifunzione, la domanda viene da sé: cosa cambia per lo smaltimento dei toner esausti? Meno di quanto lasciano intendere molti titoli, perché il FIR digitale non riguarda tutti. In questo articolo ti spieghiamo cosa cambia, cosa resta uguale e come gestire i consumabili di stampa in regola, senza complicazioni.
Toner esausti: che tipo di rifiuto sono
Una cartuccia toner esaurita è un rifiuto a tutti gli effetti, e la responsabilità della sua corretta gestione è di chi la produce: l’azienda, lo studio professionale o l’ente che l’ha utilizzata.
Per identificarla si usano due codici dell’Elenco europeo dei rifiuti (EER):
- 08 03 18: toner per stampa esauriti non pericolosi, il caso più comune;
- 08 03 17*: toner per stampa esauriti contenenti sostanze pericolose (l’asterisco indica proprio la pericolosità).
La classificazione spetta al produttore del rifiuto e si basa sulle schede di sicurezza dei consumabili.
E il cestino dell’ufficio? Non è un’opzione. Anche le isole ecologiche comunali, in genere, accettano i toner solo dalle famiglie e non dalle attività economiche: per un’azienda la strada è affidarsi a un operatore autorizzato.
FIR digitale: cosa è cambiato dal 16 settembre 2026
Il FIR, formulario di identificazione del rifiuto, è il documento che accompagna il rifiuto dal luogo in cui viene prodotto fino all’impianto di destinazione, con i dati di produttore, trasportatore e destinatario.
Il decreto Milleproroghe (D.L. 200/2025, convertito dalla legge 26/2026) aveva concesso di usare il FIR cartaceo in alternativa a quello digitale fino al 15 settembre 2026. Da quella data sono diventate applicabili anche le sanzioni per la mancata o incompleta trasmissione al RENTRI dei dati dei formulari. Dal 16 settembre, per chi è iscritto al RENTRI, il formulario si emette e si gestisce solo in formato digitale: è il cosiddetto xFIR.
Come funziona, in breve:
- viene emesso prima della partenza e vidimato con un codice univoco attraverso il RENTRI;
- produttore e trasportatore lo firmano digitalmente;
- durante il viaggio può accompagnare il carico una stampa, utile solo per i controlli su strada: non sostituisce il documento digitale;
- a trasporto concluso, la copia completa del formulario è disponibile tramite il RENTRI;
- formulari e registri digitali vanno conservati a norma.
La domanda giusta: la tua azienda è iscritta al RENTRI?
L’obbligo del FIR digitale segue l’iscrizione al RENTRI, non il tipo di rifiuto. E il formato scelto all’inizio vale per tutta la filiera: se il formulario nasce digitale, trasportatore e impianto lo gestiscono in digitale; se nasce cartaceo, resta cartaceo fino alla fine.
Sono tenuti all’iscrizione, in sintesi:
- i produttori di rifiuti pericolosi, salvo alcune eccezioni;
- le imprese e gli enti con più di 10 dipendenti che producono rifiuti non pericolosi da lavorazioni industriali o artigianali;
- trasportatori professionali, impianti di trattamento, intermediari e commercianti di rifiuti.
Non sono tenuti all’iscrizione, invece, i produttori di soli rifiuti non pericolosi derivanti da attività commerciali e di servizio. È il caso della maggior parte di uffici, studi professionali ed enti che producono soltanto toner non pericolosi.
Per i toner esausti, quindi, le situazioni tipiche sono tre:
Un dettaglio pratico per chi non è iscritto: i formulari non si vidimano più in Camera di Commercio. Il nuovo FIR cartaceo si genera e si vidima nell’area «Produttori di rifiuti non iscritti» del portale RENTRI, con una registrazione gratuita. Se però è il trasportatore a emettere il formulario per tuo conto, non devi nemmeno registrarti.
Le regole che valgono per tutti
Digitale o cartaceo, alcuni obblighi restano gli stessi per tutte le aziende.
Quanto tempo puoi tenere i toner esausti in ufficio
I rifiuti possono restare in deposito temporaneo nel luogo in cui sono prodotti, ma con limiti precisi: vanno avviati a recupero almeno ogni tre mesi, oppure quando i rifiuti in deposito raggiungono complessivamente 30 metri cubi (di cui al massimo 10 di rifiuti pericolosi). In ogni caso, il deposito non può superare un anno. Lo scatolone di toner dimenticato in magazzino, insomma, non è una buona idea.
La copia di ritorno del formulario
Quando affidi i toner a operatori autorizzati, la legge esclude la tua responsabilità per il loro recupero o smaltimento a una condizione: ricevere, entro tre mesi dal ritiro, la copia del formulario controfirmata e datata dall’impianto di destinazione. Se la copia non arriva, alla scadenza devi segnalarlo alle autorità competenti. I formulari vanno poi conservati per tre anni.
Le sanzioni
Il trasporto di rifiuti senza FIR, o con dati incompleti o inesatti, prevede una sanzione amministrativa da 1.600 a 10.000 euro; se i rifiuti sono pericolosi, può diventare reato. Per chi è iscritto al RENTRI si aggiungono le sanzioni per la mancata iscrizione e per la mancata o incompleta trasmissione dei dati: da 500 a 2.000 euro per i rifiuti non pericolosi, da 1.000 a 3.000 euro per quelli pericolosi.
Green Box: i toner esausti in regola, senza pensieri
Codici, formulari, scadenze e copie di ritorno: gestire tutto da soli toglie tempo al lavoro di ogni giorno. Per questo esiste Green Box, il servizio con cui Schiavon Sistemi organizza per te la raccolta, il trasporto e l’avvio a recupero di tutti i consumabili esausti di stampa: toner, cartucce e vaschette di recupero.
È pensato per aziende, professionisti ed enti pubblici di Padova e di tutto il Veneto. Schiavon Sistemi è iscritta all’Albo Nazionale Gestori Ambientali (categoria 8, iscrizione n. VE/024409) e per il ritiro e il trasporto si affida a un partner specializzato, anch’esso iscritto all’Albo e autorizzato allo stoccaggio dei rifiuti.
Come funziona:
- richiedi l’attivazione compilando il modulo di richiesta;
- entro pochi giorni ricevi il box con il sacchetto;
- inserisci nel box i consumabili esausti;
- quando il box è pieno, prenoti il ritiro online;
- a ogni ritiro ricevi il formulario FIR e, a trasporto concluso, la copia controfirmata dall’impianto di destinazione.
Il costo è certo fin dall’inizio, e i consumabili raccolti vengono avviati al recupero delle materie prime, senza finire in discarica né all’incenerimento.
Se la tua azienda è iscritta al RENTRI, segnalacelo quando attivi il servizio o prenoti il ritiro: dal 16 settembre il formulario dei tuoi toner deve essere digitale e organizziamo il ritiro di conseguenza.
Domande frequenti
Il FIR digitale è obbligatorio per tutte le aziende?
No. Dal 16 settembre 2026 è obbligatorio per chi è iscritto al RENTRI. I produttori non tenuti all’iscrizione, come la maggior parte di uffici e studi professionali che producono solo toner non pericolosi, continuano a usare il FIR cartaceo del nuovo modello, vidimato tramite il RENTRI.
Posso buttare i toner esausti nel cestino dell’ufficio?
No. I toner esausti vanno gestiti come rifiuti attraverso operatori autorizzati, e le isole ecologiche comunali in genere li accettano solo dalle famiglie.
Ogni quanto devo far ritirare i toner esausti?
Almeno ogni tre mesi, oppure quando i rifiuti in deposito raggiungono complessivamente 30 metri cubi. In ogni caso, non oltre un anno.
Chi compila il FIR se la mia azienda non è iscritta al RENTRI?
Puoi farlo tu, registrandoti gratuitamente nell’area dedicata del portale RENTRI, oppure puoi chiedere al trasportatore di emetterlo per tuo conto. Con Green Box ricevi il formulario a ogni ritiro.
Altre risposte su stampa, noleggio e smaltimento dei toner le trovi nelle nostre FAQ.
Vuoi capire come gestire i toner esausti della tua azienda o attivare Green Box? Contattaci, scrivi a commerciale@schiavonsistemi.it o chiamaci allo 049 77 25 18: ti aiutiamo a scegliere la soluzione più adatta.
Le informazioni di questo articolo sono aggiornate a ottobre 2026 e hanno carattere divulgativo: per i casi specifici fai riferimento al tuo consulente ambientale e al portale ufficiale RENTRI.
